آموزش نوشتن نامه اداری

با آنکه در زمینه ی تکنولوژی پیشرفت های شگرفی صورت گرفته اما هنوز هم ادارات دولتی و غیر دولتی در تمام دنیا به شیوه ی نامه نگاری ها سنتی ادامه میدهند.

در حقیقت هنوز زیرساخت های لازم برای حذف مکاتبات اداری به صورت کتبی وجود ندارد و از طرفی برخی دیگر از نامه ها به علت حساسیت بالا و نیاز به وجود نمونه ای مکتوب از آن به شکل دیگری امکان ارسال آن ها نخواهد بود.

به همین دلیل نوشتن نامه های اداری به علت دارا بودن ادبیات خاص خود نیازمند به رعایت قوانین و سبک ویژه ای از نگارش هستند که گروه فنی رایانه کمک قصد دارد تا در این مطلب به آن بپردازد.

از دلایل دیگری که میتوان برای ضرورت یادگیری ادبیات نگارش نامه های اداری به آن اشاره داشت تفاوت عمده ی این نوع نامه ها با دیگر نامه هایی است که به صورت عمومی نوشته میشوند.

نامه های اداری حاوی پارمترهایی مانند: تاریخ، شماره نامه، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، امضاء فرستنده نامه و …

نکته:

گاهی اوقات به علت تسریع در انجام امور از یادداشت های اداری استفاده میشود.

یادداشت های اداری فارق از سلسله مراتب نامه های اداری و فقط با امضاء مسئول دارای اختیارات حوزه ی نامه صورت میگیرد که همین دلایل باعث میشود در زمان هایی که استفاده از نامه های اداری ممکن است باعث زمانبر شدن یک فعالیت شود از یادداشت های اداری استفاده کرد.

نامه های اداری

آن دسته از نامه ها را میتوان به نامه ی اداری اطلاق کرد که حتما دارای آرم رسمی مجموعه باشند و از چند جزء تشکیل شده باشند.

علاوه بر سرلوحه با آرم رسمی فرستنده باید نامه حاوی عنوان متن نامه، عنوان فرستنده و گیرنده ی موضوع، امضاء فرستنده نامه به همراه مشخصات او، رونوشت گیرندگان باشد.

عنوان گیرنده در نامه های اداری

برای عنوان گیرنده باید از شخص و یا نام سازمان و ارگان مورد منظور فرستنده نامه نام برد.

معولا باید برای عنوان گیرنده نامه با (( به )) شروع به نام بردن نمود.

عنوان فرستنده در نامه های اداری

منظور از عنوان فرستنده نامه شخص و یا ارگان و سازمان و … که نامه از طرف وی برای گیرنده ارسال شده است.

برای نوشتن عنوان فرستنده باید قبل از نام ((از )) استفاده شود.

موضوع نامه در مکاتبات اداری

موضوع نامه های اداری از بخش های مهم و تاثیرگذار در مکاتبات اداری هستند.

موضوع نامه باید با توجه به متن و نوشته های داخل نامه به صورت واضح و البته مختصر نوشته شود. موضوع نامه باعث میشود که زمان رسیدن نامه به هدف موردنظر کوتاه تر شود.

موضوع نامه میتواند برای سایرپرسنلی که توانسته اند به صورت اجمالی در جریان نامه قرار گیرند نیز بسیار مناسب است و میتواند با توجه به موضوع مورد نظر به این افراد نیز اطلاعات مفیدی را بدهد.

نکته:

مسئولیت نامه های ادرای در انتها متوجه فردیست که آن را امضاء نموده که در هنگام امضاء باید تمامی اطلاعات فردی و یا سازمانی خود را نیز در نامه قید کند.

گیرندگان رونوشت نامه اشخاصی هستند به غیر از اشخاص اصلی که نامه به نام آنان صادر شده است.

ماهیت کاری نامه های اداری

نامه های ادرای زمانی ارسال میشوند که آغاز و یا پایان کاری را گزارش دهند. گاهی برای ابلاغ طرحی و یا قانونی جدید ارسال و گاهی به صورت درخواستی و دستوری و یا برای بازدارندگی از انجام اموری خاص وجود دارند.

نامه های اداری میتوانند اجرای طرح خاصی را به فردی ابلاغ کنند و یا از بروز حادثه هایی جلوگیری کنند. در کل نامه های اداری میتواند که تمام بخش های یک سازمان واحد را با یکدیگر و یا باعث هماهنگ عمل کرد دو سازمان مختلف از هم بشود.

مراحل تهیه نام اداری

قبل از آنکه که بخواهید نامه نوشتن را شروع کنید کمی تعلل کنید و ببینید آیا واقعا ارسال نامه برای این موضوعی که در نظر دارید کار درستی است و یا تنها موجب تلف شدن وقت و هزینه است.

در صورتی که احساس کردید موضوعی را که قرار است با نامه به توضیح آن بپردازید دارای راه حلی ساده تر برای ابلاغ و یا رفع شدن است راه ساده تر را انتخاب کنید و از ارسال نامه صرف نظر کنید.

زمانی که متن نامه را تنظیم میکنید بر حسب موضوع نامه سعی کنید که از استدلال ها و مستنداتی که دارای سند و یا قابل اثبات هستند استفاده کنید.البته این مدارک و مستندات برای آن دسته از نامه ها مورد نیاز است که ماهیت کاری آنها در حوزه های عزل و یا جلوگیری از بروز حادثه های مختلف ارسال میشوند

بعد از پایان متن نامه دوباره شروع بع خواندن آن کنید و آن دسته از مواردی که حس میکنید اضافی است حذف و دیگر مواردی را که از لحاظ چارچوب و اصول یک نامه اداری مورد نیاز است دوباره به نامه اضافه کنید.

مقدمه در نامه اداری

معمولا برای درک بهتر موضوع توسط مخاطب نامه مقدمه ای در رابطه با متن نامه آورده میشود.

این مقدمه برای درک سریع تر و یا یادآوری بهتر متن نوشته شده بسیار موثر و ضروریست و معمولا از یک سطر تا سه سطر بنا بر اهمیت موضوع میتواند ادامه داشته باشد.

اصل و متن موضوع نامه های اداری

برای درک سریع تر و مفهوم تر نامه ی نوشته شده باید تا آنجا که  ممکن است به ساده نویسی روی آورد. البته این ساده نویسی باید به گونه ای ویرایش و نوشته شود که از چارچوب و ضوابط یک نامه ی اداری خارج نشود و صرفا باعث مفهوم بودن ادبیات درخواست ها و ابلاغ برای گیرندگان نامه باشد.

پایان نامه و اختتامیه آن در مکاتبات اداری

پاین و اختتامیه نامه های اداری از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند. در حقیقت این پایان باید مخاطب را ملزم به پاسخگویی سریع به نامه ی فرستاده شده کند.

اگر هم شما گیرنده ی نامه اداری هستید و قصد جواب به نامه های واصله را دارید ابتدا در یک پیش نویس به پاسخ و جوابیه نامه بپردازید. سپس جوابیه را با اصل نامه ی دریافت شده مقایسه کنید و اطمینان حاصل کنید که جواب ها به صورت کامل و ساده یادداشت نمودید.

در صورتی که مشکلی در جواب نامه مشاهده نکردید پیش نویس نامه را برای مقام مسءولی که باید آن را تایید و امضاء کند ارسال کنید که در صورت توافق اقدام به امضاء پیش نویس نامه برای ارسال کند.

در صورتی هم که نامه ی نوشته شده نیاز به تغییرات داشته باشد مسئول آن را ویرایش و سپس برای تایپ به واحد مورد نظر ارسال میکند.

ارسال نامه به مقامات مختلف با توجه به مقام آنان